充分发挥秘书部门的职能作用，其相关因素是很多的，有内部的，有外部的，有领导方面的，有相关方面的，还有政策、规章方面的等因素。以下主要从秘书部门自身角度，提出几点：

（－）优化结构，发挥整体功能。进入社会主义市场经济的新时期，办公厅室事多人少的现象越来越严重，扩大编制、增加人员是不现实的，也未必能解决问题。唯一的正确出路是优化结构，发挥整体功能，产生1＋1〉2的效果。首先要深化服务意识，自觉增强整体功能。秘书部门的性质和地位决定了它的工作操作上具有集合性，运转上具有整体性，从而决定了增强整体功能始终是它面临的重要课题。所谓整体功能，从系统论的角度讲，就是作为系统而存在的事物的各个组成要素，在有机联系基础上所形成的功能的总和。就其基本内容而言，是指它的各种功能与职能作用的有机结合，协同发挥。办公厅室的整体功能发挥得好，就会促进整个机构唱出“将相和”，形成一盘棋。

增强办公厅室的整体功能，需要从三方面深化认识。一是实施服务的内在要求。“三服务”在空间上具有完整性，在时间上具有连贯性，办公厅室内要不断优化整体的各组成要素，强化整体要素间的协调统一。二是推进服务的主要措施。在当前跨世纪的历史关口，经济体制的转变关头，办公厅

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律处理这些问题。对于完全生疏的问题，则只有通过实践去认识真理，检验真理，本着坚持真理修正错误的态度，兢兢业业探索前进。在新情况、新问题面前，马克思主义的唯物辩证法和历史唯物主义，是指导秘书寻求规律的重要法宝。只要情况明、方法对、决心大，就能时时、事事掌握主动权，永立不败之地。