功能、职能、作用，本来是既有联系又有区别，较难严格界定区分的。这里讲的职能，指领导或上级根据目标与工作的需要而明确赋予某一机构（或系统）的职责权限。功能和职能都含有我们通常所说的“作用”的意思，但功能含有“先天”的客观性、较长期的稳定性，人们不能任意夸大或缩小机构的功能，如秘书部门一般不是行政执行机构，说它是行政执行机构或要它去执行某种行政业务功能，就欠准确。职能则含有外在的领导赋予性，上级可以赋予下级某些职能，不过也不能超越上级本身的职责权限，职能的概念比功能小，不能超越功能的范围。

此外，党政机关秘书部门的基本职能，也具有一定的规范性、明确性和相应的稳定性，通常是通过条例、规章固定下来的。至于秘书工作的“作用”，这里则主要是根据党中央和国务院有关秘书部门工作的规定精神，就秘书部门如何发挥它的职能作用的几个重点加以论述，而不是全面地详细地阐述秘书部门所有的具体作用与工作任务。