一个组织机构（或系统）的功能，是指这一组织机构所具有的能力和作用的总和，是组织机构所能发挥的全部效能与作用的概括。功能是由组织机构的内在的素质及其结构所决定的。当某一组织机构建立的时候，它的功能基本上也就被确定了，而且一般不宜以人们的主观意志去随意变动。比如军队具有作战的功能，如果要它去办外交、办企业，显然是不合理的。政府具有管理国家与建设国家的功能，如果让它像企业家那样，具体负责集资办工厂的功能，那显然是“小题大作”，不恰当的。那么，秘书部门的基本功能是什么？简言之，主要是直接为领导机关与领导活动提供服务。由于秘书部门是领导机关的综合办事部门，是领导与外界接触的中介或桥梁，因之，它兼有综合协调的功能。

秘书部门的基本功能，从纵向上看，可分为三个层次：

一是秘书部门的基本功能是“服务”。

自古以来之所以要设置秘书部门，就是因为领导人的事务日繁，政务日重，需要有一个或大或小的机构，一批或多或少的秘书为之服务，以分担一部分事务性的、辅助性的工作。而从近代社会的发展来看，又出现一种趋向，就是一般领导机构越来越庞大，担任各种领导的官员越来越多，领导的职权越来越大，于是各级各种秘书机构也就随之而发展庞大起来。我们党多次强调“三服务”的秘书工作

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。根据以上所述，可再把秘书部门的功能归纳为：贴近领导，直接辅助领导，为领导服务。在秘书部门建立的时候，这个功能就基本确定了。以上主要是针对党政领导机构的秘书部门而讲的，然而这一秘书共性，对于其他秘书部门，例如企业、事业单位，甚至民间、私人秘书，也是基本符合的。