秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的嗓音，改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置作妥善安排。秘书的台子上要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个台子。有95％以上的秘书都常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。1、除了你手头事情以外，把台子上所有其它文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。2、所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。3、其它文件不要放下你正在进行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在台子上。6、经常查看你的台子，保持台子整洁。有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明，大约有82%的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域

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>像这种等客人让在自己面前，开口问“对不起，请问这里是不是总务科？”的时候，才知有客人来，慌乱中，“啪”的一声把摊开的文件合起来，大家都会很不自然。所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到，而能镇定地把文件先收起来。来源：秘书高效率工作手册