做会议记录，写着写着笔没水了；

订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；

用胶水时，找不到刷子；

开会时间到了，找不到会议室的钥匙；

类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。

这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。

工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?

1、准备2支以上的笔，经常带在身上。

2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。

3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。

4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。

5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。

6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。

7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。

8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和

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7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。

8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。

9、与本职工作有关的表格。

一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。