| 从秘书身上寻找效率 |
一提起“秘书”，相信许多人的脑海里立刻涌现这样的形象：第一、她是一位女士；第二、她在一般机构中均属可有可无的旁边人物（花瓶）。这是令人深感遗憾的看法。导致这种看法的主要原因，在于主管未能正视秘书的工作性质。在许多管理者心目中，秘书的工作不外乎接打电话、接待访客、打字、速记与管理档案。固然这些工作都属于秘书的职务范围，但秘书所能履行的与所应履行的工作并不只限于这一点。
管理者与秘书是组织内部的小型管理队伍的成员，这两个成员之间必须相互配合，以避免浪费彼此的时间。管理者与秘书之间必须定期地（至少半年一次）探索自己的与对方的时间误区，然后再共同研究跨越这类时间陷阱的对策。
当管理者的时间陷阱及秘书的时间误区经过上述的步骤寻找出来之后，管理者与秘书必须聚在一起分析两个人的时间误区之间的关系，借以了解每一个人如何为对方制造时间陷阱，以及了解将来应采取哪些措施，才能避免为对方制造时间陷阱。
除了采取上述方法探索及回避管理者与秘书之间的时间陷饼之外，管理者应搞好对秘书的甄选及训练工作，以确保秘书成为他管理队伍中的左右手。但是，秘书应具备哪些素质与技能，才能成为管理队伍中的左右手呢？曾两度荣任“全美秘书协会”会长的露丝。加里诺为管理者提供了她的评鉴尺度。………………………此处隐藏部分文章内容…………………………………………
忙着，您是否要现在请他接听？”之类的话语来分辨电话的重要性及采取适当的对策。（2）打出去的电话应由秘书代拨
除非为了表示特别尊重受话者（如长辈或上司），否则先让秘书代拨电话。亲自拨电话常会遭遇线路不通或受话者不在等情况，这类时间的浪费是无可弥补的
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