信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点：　　信头：一般来讲，商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。　　信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大：　　公司名称或收信人姓名、职务　　房屋或大楼名称　　大楼号码及所在街道或路的名称　　省市名称及邮编　　国家名称　　称呼敬语：如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。　　正文　　结束敬语：如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam", 结束敬语就应用Yours faithfully。如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. S

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讲究五C原则，也就是要求做到正确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、完整( Completeness )和礼貌( Courtesy )。 信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。