函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主部门请求批准等的公文。具有轻捷简便，灵活自由的特点，属于商洽性和知照性的公文。办公室秘书要在实际工作当中熟练运用函这种实用性文体，首先必须对函的种类有深入的认识和理解。当前对函的分类，可以有不同的角度。从现有的一些有关写作教材和书籍来看，对函的分类，还存在着不大科学和概念不大明确的现象。如1985年4月档案出版社出版的《机关应用文》（闵庚尧编著）中说：“函又有公函和便函之分，公函用来商洽，询问和答复一般工作事项；便函是用来商洽，询问，介绍，联系和答复某些事务性的事项。公函属于正式公文；便函不属于正式公文。”又如获至1992年12月华夏出版社出版的《公文写作实用技巧》中说：“函有公函，便函，来函，复函之分。各有不同的含义。......来函，是指主动提出问题或公务事项的函件。复函，是指回答来函所提出的问题或公务事项的函件。”这里对函的划分，显然是将公函与便函，来函与复函作为两组相对的概念。但这样的划分却是概念不明确，分类的标准不统一的，因而分类也是不科学的。先说公函与便函的划分。前述公函处理的是“一般工作事项”，因而“属于正式公文”；便函处理的是“某些事务性事项”，因而就“不属于正式公文。这种划分的方法，起码会引起读者的误解

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属机关，要友好，诚恳，对下级机关，要尊重，温和。这些态度，要通过得体的措词，体现在函里。得体的措词，就是既要反对傲上慢下，盛气凌人，也要反对恭维逢迎，庸俗陈腐/在函的结尾处，可适当选择一些常用的机关书面习惯语，如“为要”，“为盼”，“为荷”等等，向受文机关报表示礼貌。