秘书一般根据情况编制几个旅程表方案，供领导选择，领导要认真选定最佳方案，交秘书打印成文。

2、准备好必须携带的文件资料

秘书要根据旅行的目的的要求，为领导准备随身携带的各种文件，如果谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿以及目的地或与会国的指南等，同时还需为领导提供有关国家的风土人情及各种礼节，使领导到达后开展的商务活动圆满顺利。

3、经办旅行的各种必要手续

主要包括六项内容：撰写出国申请；办理护照；办理签证；办理黄皮书；办理出入境登记卡；订购机票、车船票。

（1）撰写出国申请。出国申请一般包括：出国事由、出国团组的人数、出国路线（外国公司所在国名称）、出国日程安排（出国时间、在国处活动时间、地点、回国时间）等。申请文书后面要附出国人员名单（写清姓名、年龄、性别、职务、职称）及外国公司所发的邀请函（副单）。

（2）办理护照。护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应挂有护照。出国前要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票、车船票。在国外，当有关当局检验时须出示护照并凭护照住旅馆。任何国家都不允许没有护照

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如果机座是国外有关机构代为订妥，在国内购票时要向售票处说明，请求开票时把座位一项空出不填，以免在需要改变航班时麻烦。

机票不能涂改，如售票处开票时写错，应请求重开，否则在涂改处盖公章，并注说明。